Responsable des événements et des expositions

Responsabilités principales en lien avec les événements et les expositions

• En collaboration avec les personnes responsables des projets spéciaux et de la collection, planifier et assurer l’organisation des expositions et des événements;
• En collaboration avec les personnes responsable des projets spéciaux et de la collection, gérer le calendrier des expositions et événements, et assurer la transmission de l’information auprès de l’équipe;
• Collaborer avec la personne responsable des projets spéciaux pour l’organisation de projets liés aux ateliers;
• Collaborer avec la personne responsable des communications à la création d’outils de communication des événements et des expositions;
• Superviser le ou la chargé·e de projet, le ou la technicien·ne en muséologie et les bénévoles dans le cadre de ses fonctions;
• Rechercher des vidéastes, photographes et coordonner les besoins techniques (sonorisation, équipement, etc.);
• Préparer la salle pour les rencontres du conseil d’administration, avec le soutien de l’adjointe à la direction.

Responsabilités en lien avec les expositions-bénéfice Parle-moi d’amour

• Être responsable de l’organisation de Parle-moi d’amour Montréal;
• Collaborer avec les responsables des éditions hors Montréal;
• Embaucher et superviser les contractuels liés aux événements (techniciens de montage, responsables des Parle-moi d’amour hors Montréal);
• Élaborer les échéanciers et budgets en collaboration avec la direction et les finances;
• Superviser les sollicitations auprès des artistes et participant·e·s aux ateliers des Impatients;
• Collaborer avec le ou la technicien·ne en muséologie dans la planification du transport des œuvres, leur mise en réserve, leur documentation et leur emballage ;
• Collaborer avec la responsable des communications à la préparation des outils de communication de l’événement (cartons d’invitation, affiches, site web, catalogues d’expositions, etc.);
• En collaboration avec la responsable de la philanthropie, identifier les besoins en commandites pour les expositions et événements;
• Superviser le comité artistique;
• Superviser tous les aspects techniques du montage de l’exposition en collaboration avec le ou la technicien·ne en muséologie, les technicien·ne·s externes et l’équipe du lieu d’exposition;
• Superviser la logistique des événements se tenant dans le cadre des expositions-bénéfice (vernissages, conférences, discussions, lectures, soirées de clôture, encan crié, etc.);
• Planifier les besoins en matériel des expositions- bénéfice et de leurs événements et effectuer la recherche de fournisseurs;
• Assurer le suivi des différents contrats de locations, de services professionnels, etc.;
• Effectuer la recherche de lieux d’exposition et d’événements, et procéder à la signature des contrats de location, facturation, etc.;
• Procéder aux suivis et aux corrections de la plateforme d’encan en ligne;
• Superviser les tâches administratives reliées à la post-production des événements (émission des reçus pour fins d’impôt, coordination de la réception des acheteurs, transports, etc.);
• Effectuer le bilan de l’événement avec le soutien de la responsable des communications si nécessaire;
• Superviser l’ensemble des ressources humaines impliquées dans le soutien de l’événement (horaires, distributions des tâches, établissement des besoins, etc.);
• Superviser l’équipe des bénévoles lors de l’événement.

Le ou la responsable des événements et des expositions soutient les ateliers et les autres membres de l’équipe dans leurs tâches quand c’est possible, dans un esprit d’entraide et dans le respect de la mission et des valeurs des Impatients.