Adjoint·e administratif·ve

· Soutenir la direction générale (gérer l’agenda, la correspondance, les prises de rendez-vous, les transports et l’hébergement du directeur général, planifier, organiser et documenter ses réunions) ;

· Soutenir les activités du comité d’honneur et agir en tant que point de contact principal entre celui-ci et le directeur général;

· Préparer les documents de présentation pour le directeur général lors de sa participation à des colloques, conférences, ou autres (coordonner la réception des documents auprès des départements concernés et en assurer la mise en forme) ;

· Responsable de la signature et de l’archivage des documents de la direction générale (baux, lettres, contrats, budget, etc.) ;

· Planifier et organiser les réunions de l’équipe administrative (rédaction des ordres du jour et comptes-rendus) ;

· Planifier et organiser les événements annuels destinés à l’ensemble des employé.es, notamment la fête de Noël et d’été ;

· Rédiger et communiquer les différents mémos de la direction à l’équipe administrative et aux artistes responsables des ateliers;

· Prépare la salle prévue pour les rencontres en présentiel avec le conseil d’administration ;

· Assurer le bon fonctionnement et la bonne coordination des bureaux administratifs et des locaux des ateliers:

•  Assurer le lien avec les gestionnaires des bureaux administratifs et des locaux des ateliers ;
• Responsable du renouvellement des baux ;
• Responsable des clés des bureaux et des locaux des ateliers ;
• Responsable du renouvellement des assurances ;
• Responsable du plan de sécurité incendie ;
• Responsable de la recherche et de l’offre de diverses formations destinées aux employé·e·s (RCR, harcèlement au travail, apprentissage de programmes et logiciels spécialisés, etc.) ;
• Gérer les demandes à l’entreprise d’entretien ménager ;

· Faire les demandes de financement annuelles, tels le PSOC et le Bingo;

· Gérer les demandes aux organismes de réglementation (permis d’alcool et capacité de la salle)

· En collaboration avec la responsable des finances, gérer, archiver et mettre à jour les dossiers des employé.es ;

· Remplacer la responsable des finances dans certaines de ses tâches en son absence ;

· En collaboration avec la responsable des communications, publier les offres d’emploi de l’organisme pour les postes à l’administration, recevoir les CV et les transmettre aux comités de sélection ;

Tâches liées à l’informatique (en collaboration avec la responsable des finances)

· Être le premier contact lorsqu’un usager ne peut résoudre un problème informatique en contactant lui-même la firme externe ;

· Procéder à l’achat des équipements et logiciels requis après approbation par la personne responsable des finances ;

· Coordonner la création des comptes Outlook des nouveaux employés de l’administration avec la firme externe ;

· Coordonner la fermeture des comptes Outlook et des accès web des employés de l’administration qui quittent, s’assurer de la remise du matériel informatique, du cellulaire et des clés *si applicable;

· Accueil général des nouveaux employés de l’administration en ce qui concerne l’informatique ;

Tâches liées aux bénévoles

· En collaboration avec l’équipe administrative, analyser les besoins de l’organisme et recruter les bénévoles;

· Archiver les demandes reçues pour des besoins futurs;

· Lors des événements ou mandats, recommander des bénévoles selon les besoins, mais sans en faire la coordination;

· Au besoin, être présente comme personne-ressource des bénévoles lors des soirées du vernissage et de l’encan crié « Parle-moi d’amour » pour Montréal et être responsable de leur accueil;

· Coordonner occasionnellement des activités de reconnaissance des bénévoles.

Soutenir les ateliers et les autres membres de l’équipe dans leurs tâches quand c’est possible, dans un esprit d’entraide et dans le respect de la mission et des valeurs des Impatients. Soutenir les expositions-encans Parle-moi d’amour.