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Poste à combler aux Impatients : Réceptionniste

Publié dans Activités le 24 septembre 2018

DESCRIPTION DE TÂCHES


Réponse aux appels téléphoniques et accueil des visiteurs

  • Gérer le téléphone (prendre les appels téléphoniques, acheminer les appels, répondre aux demandes, recueillir les messages dans la boîte vocale, enregistrer le message d’accueil).
  • Accueillir les visiteurs et les informer concernant les activités des Impatients.

Travail administratif de la réception

  • Préparer les locaux en début de journée (éclairage, café, etc.).
  • Gérer la boîte de courrier électronique de la réception.
  • Tenir le compte des visiteurs à jour.
  • Gérer le courrier (préparation des envois, lettres et colis, par la poste ou par service de messagerie).
  • Connaître et gérer le photocopieur et la machine à timbrer et tout autre outil nécessaire au travail de la réception.
  • Gérer les commandes de fournitures de bureau (sous la supervision du service de la comptabilité).
  • Gérer les commandes d’autres fournitures (café, eau, repas, etc.).
  • S’occuper de la boutique et de la petite caisse.
  • Archiver les documents concernant les activités aux Impatients.
  • Tenir la réception en ordre.

Gestion de la liste d’attente

  • Inscrire les personnes qui en font la demande (par téléphone ou en personne) sur la liste d’attente des différents ateliers.
  • Informer les personnes qui désirent devenir participants aux Impatients sur les différents ateliers offerts (description du type d’atelier, horaire, etc.).
  • Vérifier régulièrement auprès des animateurs des différents ateliers si’ils ont des places disponibles en vue de les offrir aux personnes qui sont sur la liste d’attente.
  • Travailler en collaboration avec les animateurs des différents ateliers en ce qui concerne la liste d’attente.

Soutien à l’équipe de travail

  • Soutien aux collègues de travail (adjointe à la direction, responsable des communications, comptable, etc.).
  • Effectuer de l’entrée et de la modification de données.
  • Tenir à jour les dossiers et les documents de la réception (procédures, liste des fournisseurs, etc.).
  • Effectuer des recherches sur Internet.

Autres tâches connexes (réception et équipe de travail)


QUALITÉS ET HABILETÉS REQUISES

  • Sens de l’initiative et autonomie.
  • Ponctualité.
  • Nature conciliante et sympathique.
  • Amour du public et des arts.
  • À l’aise avec les problématiques reliées à la santé mentale.
  • Notions de comptabilité.
  • Excellent français, anglais fonctionnel.
  • Bonne connaissance des logiciels de la suite Office.
  • Connaissance du logiciel File Maker.


CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Poste permanent de 35 heures semaine.
  • Salaire selon l’échelle salariale en vigueur.
  • Date prévue d’entrée en fonction : octobre 2018
  • Date limite de réception des candidatures : 12 octobre 2018


Soumettez votre candidature par courriel à nicole.allard@impatients.ca.

Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées.